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Career就業情報-學習情報(20050901-0048)
第 0048 期 發刊日期:2005年09月01日
職場Fashion 360行點將錄Career 首頁 訂閱雜誌

【職場Fashion】E-mail人際關係學
【360行點將錄】追尋自在,也讓別人自在

職場Fashion

E-mail人際關係學
從來沒人教你的新EQ
當電子郵件往來,取代實體的互動,E-mail的智商高低,彈指間就決定了你的人際關係好壞。可別小看這種新「EQ」的威力!
文◎祝康偉
  你的新EQ高嗎?這裡談的不是耳熟能詳的情緒智商,而是e-mail的人際智商。

  若你在大型企業上班,一定有這樣的經驗:動輒百坪的辦公室,座位間的隔板,有如築起一堵高牆。即使與近在身邊的同事聯繫,都只能倚賴e-mail。

  於是,一封封你來我往的e-mail,逐漸取代實體互動,變成人際中的一張臉,一種形象。

  辦公室的流短蜚長,已經從茶水間搬到網路,人與人溝通不僅更快、牽扯對象更廣,還更殺人不眨眼。你的e-mail智商是高是低,決定了人際關係的好壞。

你是不是recall女王?

  「唉,她的信不是『更正』、『再更正』,就是連續的recall,為了不浪費時間,所以我都是到第5封,等她搞定了才打開來看,」一位業務經理指著電腦螢幕,嘲諷某主管的e-mail惡習。

  所謂recall在電子郵件裡的功能,就是「召回、撤回」的意思,當發現信件有錯誤時,便可以透過伺服器「收回」並重發這封信。此時,先前所發的信,標題部分會出現recall的字樣,點進去後便自動成空白一片。

  不過,這樣的貼心功能,並不是每個公司的伺服器都會「賣帳」。

  一旦這位粗心成性的recall女王,把信往外寄,卻碰到recall失靈時,連收多封更正信的客戶,面對每篇差異不大的內容,除了邊看邊訐譙外,恐怕也會對這家公司的信心大打折扣。

C.C.的官場智慧

  信該寄給誰,問題不大,倒是躲在收件人下面一欄的C.C.(副本寄送),玄機可大了。

  「麻煩你寄出去的時候,C.C.給我一份,」聽起來是舉手之勞,但可別以為Carbon Copy縮寫的C.C.,只有告知、存證的意義。

  事實上,人際高手常會利用它,在公司內部刻意塑造自己努力工作與受重視的形象。

  一位高科技工程師笑著說,自己部門一位竄紅的同事,無論大小project或講習,都會假借謝謝大家協助的理由,C.C.給一堆相關或不相關部門的主管。在千謝萬謝中,巧妙地穿插了自己如何勞心勞力,「說白了,就是要提醒大家,他是個工作量很多,而且很會做事的人!」

  另外,C.C.對象的多寡與排序,也大有文章。

  由於郵件上會顯現C.C.的名單,若你能上達天聽,接近核心幹部數量愈多,往往愈能哄抬自己的身價。

  在收信者排序部分,對老外而言,是用來判斷此信重要性的指標。不過,對習慣「泛政治化」的老中,排序意味著更複雜的親疏尊卑。

  若你隨性慣了,在散亂的名單中,不小心為「瑜亮情結」難解的主管們,分出了高下,不僅代表你很「白目」,更會意外陷入「政治立場」的鬥爭之中。

B.C.C暗器少用為妙

  談到B.C.C(Blind Carbon Copy),敏感的人可能要豎起寒毛。

  中文翻成「密件副本」的B.C.C,隱藏著「不要讓第三人知道」「我們之間的悄悄話」「在背後說小話」的意涵。因此,常被當作檢驗辦公室鬥爭文化最好的指標,如果大家都在B.C.C,代表這家公司喜歡聽小人進饞言。

  最常見的是,小團體中有人受了委屈,好朋友為了顯現自己的「義氣」,上諫高層主管打抱不平時,會特別B.C.C給其他成員,以昭公信。

  很不幸地,雖然說是「密件」,但只要有人存心不良,經過一個轉寄的動作,誰與誰鬥得厲害,有哪些勁爆內容,立刻變成實況轉播見光死。

回不回信有關係

  當你打開郵件,發現設有回條功能,到底要不要按回覆?按了,便留下了證據;不按,又有拖延的嫌疑。

  若非棘手的事情,按下回條同時,就應該回e-mail,避免誤事,也能證明自己是有紀律的人。

  否則,收到回條與回信的時間若相差超過4天,就會讓對方覺得收信的誠意不足,且有刻意迴避的味道。

  如果出差,一段時間不能收e-mail,一定要在答錄機的助理員選項,設定你不在,並註明聯絡方式。

  一位任職出版界的行政專員打趣地說,不要看發e-mail那麼簡單,有時還得挑良辰吉時。像是下班後或假日發e-mail,往往能凸顯自己為公司賣命的程度。

  不過,這樣的苦肉計,還得看工作性質而定。

  要是身處研究單位,假日還在用e-mail交待公事,就證明他非常努力。換作業績導向的業務人員,若在半夜發信,隔天卻請假,除了代表沒有效率外,更會讓人對其私生活起疑竇。

保護自己要留一手

  為了保護自己,不讓閒雜人等使用你的信箱,螢幕保護最好設定30秒之內,一離開位置就能進入螢幕保護狀態。

  在看e-mail時,標題不僅要看清楚,還要仔細去看轉寄的紀錄,以避免有人擅改轉寄內容。

  另外,半年到一年間,無論是收件或發信的e-mail,一定要留下來,以利日後比對,防止對方翻臉不認帳。留存的方法,可以用封存功能,以壓縮方式儲存更多檔案,以備有爭執時,可做為自己手裡的「物證」。
 

360行點將錄

追尋自在,也讓別人自在
翁靜玉專欄
不管處於任何情境,凡事透明,少秘密,就能少煩惱,「自在」自然來;放下私我的心,讓別人也同浸在「自在」當中,才會有真正的寧靜和樂。
文◎翁靜玉

  前一陣子,有一位女性高階主管來找我諮商,這位看來風光的職場女強人,新婚不到一年多,就以離婚收場,令我訝異。

  工作上,她禁得起各種挑戰,而且工作能力備受肯定,但在婚姻關係中,面對對方的各種要求,她卻做不到令對方滿意,以致連婚姻關係都維持不了,令她十分沮喪。

  其實工作與經營婚姻的原理相似,除了要竭盡心力去經營之外,也要讓自己感到「自在」。所謂的「自在」是一種無所虧欠、不勉強,又顧慮到別人感受的心境。以婚姻關係來說,就是要做到:

  1.凡事以誠相對:在婚姻當中不能隱藏過多的秘密,彼此真誠才能自在。

  ‧在金錢管理上,可以制定各自的財務報表,讓財務透明化,也讓彼此的金錢運用能相輔相成。

  ‧感情的維持則要秉持忠誠的信念,俗話說:「十年修得同船渡,百年修得共枕眠」,婚姻關係需要彼此的互信珍惜,才得以長長久久。

  ‧與家人相處,如遇有不愉快要坦誠以對,尋求諮商解決,一味的壓抑忍讓,小問題會變成大問題,大問題將變成無法解決的問題。

  ‧對各自的工作要尊重及體諒,一旦需要出差應酬,要善盡告知的義務。

  2.懷抱體貼的心,給彼此空間:婚姻關係的美滿幸福,取決於惺惺相惜的真情,而不是朝朝暮暮相互牽絆,小說或是電視劇裡鴛鴦蝴蝶夢的劇情,並非真實的人生,平淡之中才能愈見幸福。

  3.拿下面具,素顏以待:婚姻貴在包容,讓對方瞭解最真實的自己,才能真正地擁有彼此,刻意地掩飾或包裝,都將使婚姻關係不健康。讓心性與容貌回歸自然,才能自在相處。

  工作也如同婚姻,需要長期地經營維護,想在職場中順遂長久,同樣也應該保持「自在」。但自在絕非隨心所欲,而是要以自律為前提,拿捏分寸扮演自己的角色。建議大家在追求工作上的「自在」應該要:

  1.將工作公開透明:不論是對上或是對下關係,都應該秉持「報告」、「連絡」、「商量」的程序。

  2.凡事問心無愧:不受組織中的職權、金錢的誘惑,行該行的事,盡該盡的責,不要成為組織裡的負擔,才不會時時擔心,會不會成為下一個被裁員的對象。

  3.廣結善緣,受人尊敬:秉持敬業精神,必能受人尊敬,而廣結善緣則有利人和,做起事來能更順心自如。

  不管處於任何情境,凡事透明,少秘密,就能少煩惱,「自在」自然來;放下私我的心,讓別人也同浸在「自在」當中,才會有真正的寧靜和樂。


 


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