當兩方在做校稿動作的時候, 傳統做法為以傳真的方式傳給對方然後在有問題的內容上用筆做標示使對方了解欲更改之處, 或是透過撥打電話的方式在電話中討論, 這兩種做法或者需要多做一些列印與傳真動作, 或者可能發生雞同鴨講的狀況。

現在當文件轉成PDF後, 一樣的校稿工作但情況將可改觀, 您可利用Acrobat內的一些注釋工具, 直接在PDF文件上做注釋標註, 而且不會影響到文件本身的內容, 那些標註在文件上的注釋與批改效果可隨時增刪並列印出來檢視。Acrobat因此可縮短校稿時間並減少耗費的精神, 讓雙方均能清楚了解修改的內容, 進而增進工作的效能。

以往這個功能必須雙方都安裝 Acrobat 才能相互溝通, 由於多數客戶的電腦上多半都沒有 Acrobat, 因此這個功能的利用性並不高。不過現在 Adobe 公司送給全球所有使用 Adobe Reader 的人一個大禮, 如您是使用 Acrobat 專業版或是 Acrobat 3D 的版本, 就能把 Acrobat 的注釋工具、圖形標註、打字機、簽署等工具功能加入到 PDF 文件中。

而只要 Adobe Reader 升級到 7.0 的版本之後, 將讓客戶們不只是使用 Adobe Reader 來瀏覽 PDF 文件的功能而已, 當開啟已有設定啟用在 Adobe Reader 中注釋的文件時, 就會發現在 Adobe Reader 上可以為 PDF 文件加入注釋意見, 並且有基本編輯的工具可使用, 把 PDF 原本單向傳達訊息的模式, 轉變成為可雙向溝通的平台, 另還具有填寫表格與另儲存 PDF 文件的功能。

在 PDF 中插入注釋工具
Acrobat 8 提供了啟用在 Adobe Reader 中注釋與啟用在 Adobe Reader 的使用權限這兩種設定項目, 首先跟各位介紹啟用在 Adobe Reader 中注釋項目：

用 Adobe Reader 在 PDF 中加上註解
接下來您可以自己來測試看看效果如何？先把已開啟的 Acrobat 軟體關閉, 進入 Adobe Reader 後依照以下說明操作：

使用『批改文字』工具
要如何來做批改文件的動作呢？首先開啟要批改的 PDF 文件, 然後依照以下說明操作：

Acrobat 提供多種批改文字工具, 方便您在 PDF 上對文字做批改, 分別為︰

上述工具都必須先選取文字後, 然後再於功能表上點選, 才能顯示各種批改效果, 對於工作上常需要校稿的人來說, 操作上略顯麻煩。而位於批改工具功能表中的批改文字功能, 針對最常用的 『刪字』、『補字』、『改字』 等批改操作, 提供更為簡便的作業方式, 直接透過鍵盤即可批改, 不需另外指定功能表的工具。執行此功能後, 您可參考以下說明快速批改文件：

刪字：直接選取文字後, 按Backspace 或Delete 鍵即可, 和執行功能表刪劃文字一樣。
補字：移動游標然後直接輸入文字即可, 和執行功能表於游標處插入文字一樣。
改字：選取文字後直接輸入文字即可, 和執行功能表取代選定的文字一樣。