實務上, 有很多資料的顯示外觀是含有條件式的。如成績單上的成績, 及格者以藍字顯示, 不及格者以紅色顯示；業績超過百萬者以黃底紅字顯示以強調其資料；包含某文字、某日發生之交易或重複值等, 以不同之字體顏色、底色、色階或加標不同圖示……。
此時, 即可切換到『常用』索引標籤, 按『樣式』群組『設定格式化的條件』鈕（ / ）進行有條件的格式設定：
其類別有：
●醒目提示儲存格規則
當其數字、文字或日期大於、小於、等於或包含某一特定值, 或介於某一範圍、或為重複值……, 即以某一特定格示（如：顏色、色階或自訂之格式）分別加以顯示。允許多重設定, 故其結果為多種。
●頂端底端項目規則
將數字或日期以某一標準分為兩類, 如：高於平均或低於平均、前十項後十項、前 10%後 10%、……, 即以某一特定格示（如：顏色或色階）, 分別加以顯示。允許多重設定, 故其結果為三種, 如：前後五名及其他。
●資料橫條、色階、圖示集
將數字或日期以某一標準分為三類或更多類, 如：高中低三組、或依其高低等分為四組或五組, 續以某一特定格示（如：資料橫條之長短、色階之深淺或不同圖示符號）, 分別加以顯示。但此部分不允許多重設定, 新設定將覆蓋掉先前之設定。
若其條件較為特殊, 每一類別, 均還允許使用者以「其他規則(M)」選項, 自行定義新規則。故其使用範圍非常具有彈性, 且變化之格式也非常多。
醒目提示儲存格規則-數值條件
假定, 要將範例 Ch05.xlsx『格式化條件-字體顏色』工作表內之成績, 不及格者以紅色顯示、90 以上以淺綠色填滿並顯示深綠色文字、60～90 分者維持原狀（黑字）。即可以下示步驟進行有條件的格式設定：
Step1 選取要進行有條件之格式設定的儲存格範圍
Step2 切換到『常用』索引標籤, 按『樣式』群組『設定格式化的條件』鈕（
）,
續選「醒目提示儲存格規則(H)」之「小於(L)…」
轉入
Step3 於左側輸入 60（亦可安排某儲存格之位址, 以利取用其值進行比較）, 於右側選取「紅色文字」
Step4 按確定鈕, 完成不及格者之設定。可看到不及格者已經改為紅色顯示
Step5 續按『設定格式化的條件』鈕（）, 續選「醒目提示儲存格規則(H)」之「大於(G)…」, 轉入
Step6 於左側輸入 90（亦可安排某儲存格之位址, 以利取用其值進行比較）, 於右側選取「綠色填滿與深綠色文字」
Step7 按確定鈕, 完成 90 分以上者之設定。可看到 90 分以上者已經改為綠色填滿與深綠色文字
假定, 要將 90 分以上以粗斜體藍字顯示。由於, 沒有此一預設格式可供選用, 則得於前述之步驟 6 時, 改選「自訂格式…」轉入以下視窗：
將其格式安排為以粗斜體藍字顯示：
按確定鈕, 即可完成將不及格者以紅字顯示、90 分以上以粗斜體藍字顯示：
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