「系統化管理」，就是「有效率的完整管理」

「系統化管理」直白的說，就是把所有該管理關注的事務都納進來，再將這些事務歸納分類，並清楚理順其相互之間的關連性。形成一套有結構、有層次的系統架構。

　　所以，「系統化管理」首先應仔細思考把應管理關注的事務都納入，就是能「完整掌握」而不遺漏該管而未管的事務。架構成系統，就會在管理的思考判斷上知其因果關連，在解決問題時才能精準對症下藥。這就是建立「管理品質」的第一步。

　　再來，就是如何「有效率」的管理！這就要講求「規劃」及「紀律」。

各個的管理項目，應依照其重要程度及即時性，賦予不同頻度的關注檢視。比如，有的是每天要關注；有的是每週要關注；有的是雙週、有的一個月、甚至有些是每季一次。

我在「主管的部門運作管理」一文中，就提到主管的管理模式：

一、要「規劃」好組織分工及作業流程，使部屬能在有所依循的狀況下工作。

二、要「規劃」相關表報，使得主管透過「精讀」報表就能掌握部門狀況，並從中發覺該特別關注改善的項目。

三、每週「巡盤式」安排「一對一」會議，詢知、檢核並指導各個部屬的工作進度。

四、每週召開週會，布達政策及提醒注意事項，並討論共同議題，建立共識。同時，讓同仁彼此交換心得與互相觀摩…。

五、對於重要或即時事項（如業務單位的業績推動）需要每天開「簡短晨會」，以即時掌握狀況、下達指令。

六、在這些「規律化的營運管理」工作安排下，就可掌握、維持部門的常規運作。其他的時間就可以用於參加上級會議、跨部門會議、拜訪客戶、解決異常或特殊個案、個別部屬專案輔導、團建營造…等需要深度投入的項目（點的）。而不致因上述「點的」工作，而疏忽掉「面的」部門運作管理。

七、執行「月報制度」，讓每位同仁習慣性的每月自我整理規劃自己的工作，向你做「工作月報」，讓你充分了解他的工作計劃及體悟。

以上三、四、五項都應採取固定時間進行，並需堅持「紀律化」的執行；而主管與部屬都應將此類會議列入個人固定工作時程，並應儘量排除其他事務的干擾。才不會因各種原因而停開會議，以致一曝十寒，無疾而終。

另外，「精讀」報表，是對於報表所呈現的數字不斷的深入思考、交叉思考，而能體認其内涵之意義及現象；這是管理者提升能力與功力的源頭，也是從中發掘應該「積極行動關注」的重點要項來源。很多人輕忽報表研讀，以致管理效益不彰，能力原地踏步。

建立起這樣「有系統、有規律」的運作管理模式，部門運作的小問題都會因即時被解決而逐漸順暢；堅持一段時間下來，花在二、三、四、五項的時間就會漸漸減少。從而便有更多時間能投注於與外部對象、内部其他部門、上級主管，共商解決問題、規劃更有建設性的作法、更具突破性的業務擴展…等。使得部門運作更為順暢、戰力更加強大，導向一個善性循環的部門績效。

所以，「系統化管理」是個「有效率的完整管理」，也是主管建立有戰力部門的方法。就像成功帶領軍隊的將軍，治軍作戰是從容不迫、有章法、有節奏。而不「系統化管理」的無能將軍，則是見招拆招、漏洞百出，累死三軍卻毫無戰力可言。

同樣的，這個觀念方法，用在個人的工作上就是「系統化工作」，亦即運用很有品質效率、井然有序的工作方法，必然會有好的績效。而運用在個人生活安排上，也會是非常有效的。

「道，一以貫之」。學習好「系統化」習慣，管理、工作與生活都受用無窮。